Muitos problemas de recrutamento começam antes de o recrutador abrir o primeiro CV.
O responsável pela contratação pode dizer: «Precisamos de um bom Sales Manager com experiência B2B.» À primeira vista, a tarefa parece clara. Mas depois dos primeiros vinte currículos surgem as perguntas: é obrigatório ter trabalhado com grandes empresas? É necessária experiência de gestão de equipas? Até que ponto o setor é importante? Um candidato pode ser considerado se o nível de inglês não estiver indicado no CV?
Se estas respostas só surgirem durante a análise dos candidatos, os critérios de seleção começam, na prática, a mudar ao longo do processo.
Por isso, antes de iniciar a pesquisa, é útil fazer uma breve reunião entre o recrutador e o responsável pela contratação. Em equipas internacionais, esta reunião é frequentemente chamada de hiring manager intake meeting.
O objetivo não é voltar a ler a descrição da vaga. No final da reunião, o recrutador deve compreender claramente quem a equipa procura, o que é realmente importante e segundo que critérios os candidatos serão avaliados.
1. Comece pela razão da contratação, não pela lista de requisitos
«Que competências deve ter o candidato?» não deve ser sempre a primeira pergunta.
Primeiro, é importante perceber porque é que a empresa precisa desta pessoa.
Por exemplo:
Demasiado genérico: «Precisamos de um Sales Manager com pelo menos cinco anos de experiência.»
Mais útil:
«Nos primeiros seis meses, esta pessoa deve conseguir desenvolver autonomamente relações com grandes clientes e gerir a sua própria carteira.»
No segundo caso, torna-se muito mais fácil perceber que experiência é realmente importante.
No início, convém esclarecer:
- porque foi aberta a vaga;
- se é uma nova função ou uma substituição;
- que problema a nova pessoa deverá resolver;
- que resultados são esperados ao fim de três, seis ou doze meses;
- com quem irá trabalhar e a quem irá reportar.
Assim, o recrutador não procura apenas um conjunto de competências, mas uma pessoa para resolver uma necessidade concreta.
2. Separe os requisitos obrigatórios dos preferenciais
Um problema frequente é quase todos os requisitos acabarem por se tornar «obrigatórios».
Cinco anos de experiência. Um setor específico. Uma determinada ferramenta. Experiência de gestão. Inglês C1. Experiência com grandes clientes.
No final, o recrutador deixa de procurar alguém capaz de desempenhar bem a função e passa a procurar uma pessoa que cumpra todos os pontos da lista.
É mais útil dividir os critérios em três grupos:
Obrigatório. Sem isto, o candidato terá dificuldade em desempenhar as principais responsabilidades da função.
Preferencial. É uma vantagem, mas a sua ausência não deve significar uma rejeição automática.
Pode ser aprendido. Algo que a pessoa pode realisticamente adquirir depois de entrar na empresa.
Por exemplo, experiência na venda de um produto B2B complexo pode ser essencial, enquanto a utilização de um sistema interno específico pode ser aprendida.
Esta distinção ajuda a evitar a exclusão de bons candidatos apenas porque não correspondem a 100% do perfil ideal.
3. Defina o que pode realmente ser verificado num CV
Nem todos os requisitos podem ser avaliados corretamente durante a primeira análise do currículo.
Num CV é muitas vezes possível identificar experiência num determinado setor, utilização de tecnologias específicas, duração da experiência, tipos de projetos, funções anteriores e responsabilidades.
Mas é muito mais difícil avaliar apenas pelo CV a qualidade da comunicação, a motivação, a capacidade de lidar com clientes difíceis ou o estilo de liderança.
Antes de começar a analisar candidatos, é útil definir o que será avaliado através do CV e o que deverá ser verificado mais tarde numa conversa ou entrevista.
Isto evita tentar tirar uma conclusão definitiva sobre uma pessoa com base num documento que simplesmente não contém toda a informação necessária.
Explicamos este processo com mais detalhe no nosso guia prático sobre o processo de triagem de CV.
4. Defina o que significa “informação não encontrada”
Imagine que um dos requisitos é:
Experiência com grandes clientes empresariais.
O candidato tem uma boa experiência comercial, mas o tamanho dos clientes não está indicado no currículo.
O que significa?
Opção 1: o candidato não cumpre o requisito.
Opção 2: não existe informação suficiente e é necessário esclarecer mais tarde.
São decisões completamente diferentes.
A ausência de informação no CV não significa necessariamente ausência de experiência. Por vezes, significa apenas que existe uma pergunta para a fase seguinte.
O recrutador e o responsável pela contratação devem, por isso, definir antecipadamente quais as lacunas que justificam realmente uma rejeição e quais apenas precisam de ser esclarecidas.
5. Defina como deve ser uma boa lista de candidatos
«Envia-me alguns bons candidatos» parece simples, mas diz muito pouco.
É melhor definir antecipadamente:
- quantos candidatos o responsável quer ver na primeira fase;
- se devem ser apresentados candidatos que não cumprem todos os requisitos;
- se vale a pena incluir perfis alternativos fortes;
- que informação deve acompanhar cada CV;
- que dúvidas ou questões o recrutador deve destacar.
Uma boa seleção inicial não tem necessariamente de incluir cinco CV «perfeitos». Em alguns casos, é mais útil apresentar vários perfis fortes mas diferentes e explicar porque é que cada um pode fazer sentido para a função.
6. Defina as etapas da contratação antes de surgirem candidatos
Outra causa de atrasos é o processo ser decidido quando já está em andamento.
O candidato termina a primeira conversa e só depois a equipa decide quem deverá entrevistá-lo a seguir.
Antes de começar, convém definir:
- quais serão as etapas;
- quem participa em cada uma;
- o que será avaliado em cada entrevista;
- se haverá algum exercício ou teste;
- quem toma a decisão final;
- quem dá feedback e em que prazo.
O último ponto é particularmente importante. Se o recrutador encontra um candidato forte num dia, mas o responsável demora uma semana a responder, uma pesquisa rápida não torna o processo de contratação rápido.
7. Não deixe os acordos apenas na memória ou nas mensagens
Mesmo uma boa reunião inicial perde utilidade se, duas semanas depois, ninguém se lembrar exatamente do que foi combinado.
Os critérios da vaga devem permanecer acessíveis durante toda a pesquisa.
Caso contrário, uma experiência inicialmente considerada preferencial pode tornar-se obrigatória depois de alguns candidatos e voltar a ser opcional uma semana mais tarde.
Isso significa que candidatos diferentes acabam por ser avaliados por regras diferentes.
É melhor manter os critérios associados à vaga e utilizá-los como referência comum durante todo o processo.
Como organizar isto no Qualex
No Qualex, o trabalho começa com um espaço separado para cada vaga. Aí é possível definir a função e os requisitos do candidato antes de carregar os CV.
Desta forma, os acordos sobre o perfil procurado não ficam separados em notas de uma reunião: tornam-se parte da própria análise dos currículos.
Durante a análise, é possível ver que requisitos são suportados pela informação do CV, onde podem existir lacunas e que pontos precisam de atenção adicional.
Depois da primeira análise, dependendo do plano, é possível continuar a trabalhar com fichas guardadas, notas privadas e estados dos candidatos.
Se está a começar a utilizar o Qualex, consulte o nosso guia passo a passo para a primeira análise de um CV.
Lista rápida antes de começar a pesquisa
Antes de abrir o primeiro CV, confirme se consegue responder claramente às seguintes perguntas:
- Porque é que a empresa precisa desta pessoa?
- Que resultado é esperado?
- Que requisitos são realmente obrigatórios?
- Quais são apenas preferenciais?
- O que pode ser aprendido depois da contratação?
- O que pode ser verificado no CV?
- O que terá de ser esclarecido mais tarde?
- Que informação em falta não deve significar automaticamente uma rejeição?
- Como deve ser uma boa lista de candidatos?
- Quais serão as etapas do processo?
- Quem dá feedback e em que prazo?
- Onde serão guardados todos estes acordos?
Se a maioria das respostas estiver clara, o recrutador começa a pesquisa com um plano concreto e não apenas com uma descrição vaga da função.
Resumo
Uma boa pesquisa de candidatos não começa com o primeiro CV.
Começa quando o recrutador e o responsável pela contratação partilham a mesma compreensão sobre a razão da vaga, o perfil procurado e os critérios de avaliação.
Quanto mais destas questões forem resolvidas antes do início da pesquisa, menos vezes será necessário alterar as regras para candidatos específicos, voltar a analisar currículos ou esclarecer posteriormente o que o responsável pretendia.
A reunião inicial não precisa de ser longa. Mas deve deixar o recrutador com três coisas: uma compreensão clara da função, critérios claros e um processo de contratação acordado.
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