So verwenden Sie den Qualex-Kalender: Termine und Aufgabenliste

Der Qualex-Kalender hilft Ihnen, Vorstellungsgespräche, nächste Schritte, Fristen und persönliche Erinnerungen an einem Ort zu organisieren. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Termine erstellen, geplante Aufgaben finden, Details bearbeiten und nicht mehr benötigte Einträge löschen.

Kalender öffnen

Öffnen Sie Ihren Qualex-Arbeitsbereich und wählen Sie in der Seitenleiste Kalender.

Die Kalenderseite bietet zwei Ansichten:

• Kalender — zeigt Ihre Termine in einer Monatsansicht.
• Aufgabenliste — zeigt alle geplanten Termine als übersichtliche Liste.

Zwischen den Ansichten können Sie oben auf der Seite wechseln.

Neuen Termin erstellen

1. Klicken Sie auf Neuer Termin.
2. Wählen Sie die Art des Termins.
3. Geben Sie einen kurzen und verständlichen Titel ein.
4. Wählen Sie das Datum.
5. Legen Sie Beginn und Ende fest oder aktivieren Sie Ganztägig.
6. Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu.
7. Klicken Sie auf Termin speichern.

Nach dem Speichern erscheint der Termin sowohl im Kalender als auch in der Aufgabenliste.

Terminarten

Im Kalender stehen vier Terminarten zur Verfügung:

• Vorstellungsgespräch — für geplante Gespräche mit Bewerberinnen und Bewerbern.
• Nächster Schritt — für die nächste Aktion im Einstellungsprozess.
• Frist — für wichtige Abgabetermine und zeitkritische Aufgaben.
• Erinnerung — für persönliche Termine und kurze Arbeitsnotizen.

Jede Terminart hat eine eigene Farbe. Dadurch lassen sich unterschiedliche Einträge im Kalender und in der Aufgabenliste schnell erkennen.

Die Terminart „Erinnerung“ kennzeichnet einen Eintrag im Kalender, versendet derzeit jedoch keine automatischen E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen.

Titel und Notiz

Beschreiben Sie im Feld Titel kurz die geplante Aktion. Zum Beispiel:

• Vorstellungsgespräch mit Alexander
• Rückmeldung an den Bewerber senden
• Ergebnisse des Vorstellungsgesprächs prüfen
• Einstellungsbericht vorbereiten

Der Titel darf bis zu 160 Zeichen enthalten.

Das Feld Notiz ist optional. Hier können Sie Gesprächsdetails, Fragen an einen Kandidaten, zusätzliche Informationen oder den nächsten Schritt festhalten. Eine Notiz darf bis zu 1.500 Zeichen enthalten.

Kalendertermine werden nicht direkt mit Stellen oder Bewerberkarten verknüpft. Es handelt sich um persönliche Einträge, die Sie nach Ihren eigenen Anforderungen organisieren können.

Ganztägige Termine

Wenn keine genaue Uhrzeit erforderlich ist, aktivieren Sie Ganztägig.

Die Felder für Beginn und Ende werden ausgeblendet. Im Kalender und in der Aufgabenliste erscheint statt einer Uhrzeit die Angabe Ganztägig.

Diese Option eignet sich für Fristen, wichtige Daten und Aufgaben, die jederzeit im Laufe des Tages erledigt werden können.

Zwischen Monaten wechseln

Verwenden Sie die Steuerelemente des Kalenders:

• Mit dem linken Pfeil öffnen Sie den vorherigen Monat.
• Mit dem rechten Pfeil öffnen Sie den nächsten Monat.
• Mit Heute kehren Sie zum aktuellen Datum zurück.

Auf größeren Bildschirmen können Sie außerdem den kleinen Kalender in der Seitenleiste verwenden, um direkt zu einem bestimmten Datum zu wechseln.

Termine eines Tages anzeigen

Wählen Sie im Kalender ein Datum aus und klicken Sie auf Aufgaben anzeigen.

Daraufhin wird eine Liste der Termine für den ausgewählten Tag geöffnet. Wenn nichts geplant ist, zeigt Qualex die Meldung Für diesen Tag gibt es keine Termine.

Auf einem Smartphone wählen Sie zuerst das gewünschte Datum aus, öffnen anschließend die Aufgaben und tippen dann auf einen Termin, um seine Details anzuzeigen.

Aufgabenliste verwenden

Öffnen Sie die Aufgabenliste, um Ihre aktiven Termine in zeitlicher Reihenfolge anzuzeigen.

Die Einträge werden automatisch in Gruppen aufgeteilt:

• Überfällig — offene Termine aus den vergangenen 7 Tagen.
• Heute — Termine für das aktuelle Datum.
• Nächste 7 Tage — die nächsten anstehenden Termine.
• Später — Termine nach den nächsten sieben Tagen.

Jede Zeile enthält das Datum, den Titel, die Terminart, die Uhrzeit oder die Kennzeichnung Ganztägig.

Im Bereich Überfällig werden nur Termine aus den vergangenen 7 Tagen angezeigt. Dadurch bleibt die Aufgabenliste übersichtlich.

Termine filtern

Unter Im Kalender anzeigen können Sie folgende Terminarten einzeln ein- oder ausblenden:

• Vorstellungsgespräche;
• nächste Schritte;
• Fristen;
• persönliche Erinnerungen.

Filter ändern nur die Anzeige. Ausgeblendete Termine werden nicht gelöscht und erscheinen wieder, sobald Sie die entsprechende Terminart aktivieren.

Termin bearbeiten

Öffnen Sie einen Termin im Kalender oder wählen Sie seinen Eintrag in der Aufgabenliste aus.

In den Termindetails können Sie Folgendes ändern:

• Terminart;
• Titel;
• Datum;
• Beginn und Ende;
• Einstellung Ganztägig;
• Notiz.

Klicken Sie nach den Änderungen auf Termin speichern.

Auf einem Computer können Sie einen Termin direkt in der Kalenderzelle öffnen. Auf einem Smartphone wählen Sie zunächst das Datum aus, öffnen die Aufgaben des Tages und wählen anschließend den gewünschten Termin.

Termin löschen

Sie können einen Termin auf zwei Arten löschen:

1. Öffnen Sie die Termindetails und klicken Sie auf Löschen.
2. Klicken Sie in einer Aufgabenliste auf das Papierkorb-Symbol neben dem Termin.

Nach dem Löschen verschwindet der Termin aus dem Kalender und allen Aufgabenlisten. Über die Kalenderoberfläche kann er nicht wiederhergestellt werden.

Anzahl gespeicherter Termine

Jeder Benutzer kann bis zu 250 aktive Kalendertermine speichern.

Wenn dieses Limit erreicht ist, löschen Sie alte oder nicht mehr benötigte Einträge, bevor Sie einen neuen Termin erstellen.

Alte, noch offene Termine werden 90 Tage nach ihrem Enddatum automatisch gelöscht. Dadurch bleibt der Kalender übersichtlich und veraltete Einträge sammeln sich nicht unbegrenzt an.

Wer kann die Termine sehen?

Kalendertermine sind privat. Sie sehen ausschließlich Einträge, die in Ihrem eigenen Konto erstellt wurden.

Andere Qualex-Benutzer können Ihre Termine weder anzeigen noch bearbeiten oder löschen. Kalenderdaten werden nicht zwischen verschiedenen Konten geteilt.

Tipps für eine übersichtliche Planung

• Verwenden Sie kurze Titel, die auch in der Monatsansicht gut lesbar bleiben.
• Notieren Sie den nächsten Schritt, wenn ein Termin eine weitere Aktion erfordert.
• Wählen Sie die passende Terminart, um Einträge anhand ihrer Farbe zu erkennen.
• Verwenden Sie Ganztägig für Fristen ohne feste Uhrzeit.
• Prüfen Sie regelmäßig den Bereich Überfällig.
• Löschen Sie Einträge, die Sie nicht mehr benötigen.

Kurz zusammengefasst

Um einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Termin, füllen Sie die erforderlichen Felder aus und speichern Sie den Eintrag. Ihre Planung können Sie über die Monatsansicht, Aufgaben anzeigen oder die Aufgabenliste prüfen.

Mit Filtern lassen sich einzelne Terminarten vorübergehend ausblenden. Die Termindetails und Aufgabenlisten ermöglichen eine schnelle Bearbeitung oder Löschung.