Was Recruiter vor der Kandidatensuche mit dem Hiring Manager klären sollten

Viele Probleme im Recruiting beginnen schon bevor der Recruiter den ersten Lebenslauf öffnet.

Ein Hiring Manager sagt vielleicht: „Wir brauchen einen starken Sales Manager mit B2B-Erfahrung.“ Auf den ersten Blick klingt die Aufgabe klar. Nach den ersten zwanzig CV entstehen jedoch Fragen: Muss die Person unbedingt mit großen Unternehmenskunden gearbeitet haben? Ist Führungserfahrung erforderlich? Wie wichtig ist die konkrete Branche? Kann ein Kandidat berücksichtigt werden, wenn das Englischniveau im Lebenslauf nicht angegeben ist?

Wenn solche Fragen erst während der Prüfung beantwortet werden, verändern sich die Auswahlkriterien praktisch während der laufenden Suche.

Deshalb lohnt sich vor dem Start ein kurzes Gespräch zwischen Recruiter und Hiring Manager. Dieses Gespräch wird häufig als Hiring Manager Intake Meeting bezeichnet.

Dabei geht es nicht darum, die Stellenbeschreibung noch einmal gemeinsam zu lesen. Danach sollte der Recruiter klar wissen, wen das Team sucht, was wirklich wichtig ist und nach welchen Kriterien Kandidaten bewertet werden.

1. Beginnen Sie mit dem Grund für die Einstellung, nicht mit der Anforderungsliste

„Welche Fähigkeiten braucht der Kandidat?“ sollte nicht immer die erste Frage sein.

Zunächst sollte klar sein, warum das Unternehmen diese Person überhaupt einstellen möchte.

Zum Beispiel:

Zu allgemein: „Wir brauchen einen Sales Manager mit mindestens fünf Jahren Erfahrung.“

Hilfreicher:

„Innerhalb der ersten sechs Monate sollte diese Person selbstständig Beziehungen zu großen Kunden aufbauen und ein eigenes Kundenportfolio führen können.“

Im zweiten Fall wird deutlich leichter erkennbar, welche Erfahrung tatsächlich relevant ist.

Zu Beginn sollte geklärt werden:

• warum die Stelle eröffnet wurde;
• ob es sich um eine neue Rolle oder eine Nachbesetzung handelt;
• welches Problem die neue Person lösen soll;
• welche Ergebnisse nach drei, sechs oder zwölf Monaten erwartet werden;
• mit wem die Person zusammenarbeitet und an wen sie berichtet.

So sucht der Recruiter nicht einfach nach einer Liste von Fähigkeiten, sondern nach einer Person für eine konkrete Aufgabe.

2. Trennen Sie Pflichtanforderungen von Wunschkriterien

Ein häufiges Problem ist, dass fast jede Anforderung irgendwann als „zwingend“ behandelt wird.

Fünf Jahre Erfahrung. Eine bestimmte Branche. Ein konkretes Tool. Führungserfahrung. Englisch auf C1-Niveau. Erfahrung mit Großkunden.

Am Ende wird nicht mehr nach einer Person gesucht, die die Arbeit gut erledigen kann, sondern nach jemandem, der jedes Kästchen abhakt.

Sinnvoller ist eine Einteilung in drei Gruppen:

Pflicht. Ohne diese Voraussetzung wird es schwierig, die Kernaufgaben der Rolle zu erfüllen.

Wünschenswert. Ein Vorteil, aber kein automatischer Ausschlussgrund.

Kann erlernt werden. Etwas, das die Person nach dem Einstieg realistisch lernen kann.

Erfahrung mit dem Verkauf eines komplexen B2B-Produkts kann beispielsweise entscheidend sein, während Kenntnisse eines bestimmten internen Systems erlernbar sind.

Diese Trennung verhindert, dass starke Kandidaten allein deshalb ausgeschlossen werden, weil sie dem Idealprofil nicht zu 100 % entsprechen.

3. Legen Sie fest, was sich aus einem Lebenslauf tatsächlich prüfen lässt

Nicht jede Anforderung lässt sich bei der ersten CV-Prüfung sinnvoll bewerten.

Ein Lebenslauf zeigt häufig Branchenerfahrung, Technologien, Dauer der Berufserfahrung, Projekttypen, frühere Rollen und Verantwortlichkeiten.

Kommunikationsfähigkeit, Motivation, der Umgang mit schwierigen Kunden oder der tatsächliche Führungsstil lassen sich dagegen aus einem CV nur schwer zuverlässig beurteilen.

Deshalb sollte vor Beginn der Prüfung geklärt werden: Was bewerten wir anhand des Lebenslaufs und was erst in einem Gespräch oder Interview?

So wird vermieden, dass aus einem Dokument, das schlicht nicht alle relevanten Informationen enthält, bereits eine endgültige Beurteilung der Person abgeleitet wird.

Mehr dazu finden Sie in unserem praktischen Leitfaden zum Lebenslauf-Screening.

4. Klären Sie, was „Information nicht gefunden“ bedeutet

Nehmen wir an, eine Anforderung lautet:

Erfahrung mit großen Unternehmenskunden.

Der Kandidat verfügt über solide Vertriebserfahrung, aber die Größe seiner bisherigen Kunden wird im Lebenslauf nicht genannt.

Was bedeutet das?

Option 1: Die Anforderung ist nicht erfüllt.

Option 2: Die Informationen reichen nicht aus und müssen später geklärt werden.

Das sind zwei völlig unterschiedliche Entscheidungen.

Fehlende Angaben im CV bedeuten nicht automatisch, dass die entsprechende Erfahrung fehlt. Manchmal handelt es sich lediglich um eine Frage für die nächste Phase.

Recruiter und Hiring Manager sollten deshalb vorab festlegen, welche Lücken echte Ausschlussgründe darstellen und welche nur einer Klärung bedürfen.

5. Definieren Sie, wie eine gute Kandidatenauswahl aussehen soll

„Schick mir ein paar gute Kandidaten“ klingt einfach, sagt aber kaum etwas aus.

Besser ist es, vorab zu klären:

• wie viele Kandidaten der Hiring Manager zunächst sehen möchte;
• ob Profile gezeigt werden sollen, die nicht alle Anforderungen erfüllen;
• ob starke alternative Profile berücksichtigt werden sollen;
• welche Informationen zusammen mit dem CV weitergegeben werden;
• welche offenen Fragen oder Bedenken der Recruiter hervorheben sollte.

Eine gute Vorauswahl besteht nicht zwangsläufig aus fünf „perfekten“ CV. Manchmal ist es sinnvoller, mehrere starke, aber unterschiedliche Profile vorzustellen und zu erklären, warum jedes davon für die Rolle interessant sein könnte.

6. Stimmen Sie die Hiring-Stufen ab, bevor Kandidaten in den Prozess kommen

Ein weiterer Grund für Verzögerungen ist, dass der Prozess erst während der laufenden Auswahl definiert wird.

Ein Kandidat hat das erste Gespräch absolviert und erst danach entscheidet das Team, wer ihn als Nächstes sehen soll.

Vor dem Start sollte deshalb festgelegt werden:

• welche Auswahlstufen es gibt;
• wer an jeder Stufe beteiligt ist;
• was in jedem Interview bewertet wird;
• ob es eine Aufgabe oder Fallstudie gibt;
• wer die endgültige Entscheidung trifft;
• wer Feedback gibt und innerhalb welcher Frist.

Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Wenn ein Recruiter innerhalb eines Tages einen starken Kandidaten findet, der Hiring Manager aber erst eine Woche später reagiert, führt eine schnelle Suche nicht zu einem schnellen Hiring-Prozess.

7. Lassen Sie die Vereinbarungen nicht nur im Gedächtnis oder Chat

Auch ein gutes Intake Meeting hilft wenig, wenn zwei Wochen später niemand mehr genau weiß, was vereinbart wurde.

Die Kriterien der Stelle sollten während der gesamten Suche verfügbar bleiben.

Andernfalls kann eine Anforderung zunächst wünschenswert sein, nach einigen Kandidaten plötzlich zwingend werden und eine Woche später wieder optional sein.

Dadurch werden unterschiedliche Kandidaten nach unterschiedlichen Regeln bewertet.

Die Kriterien sollten deshalb direkt mit der Stelle verbunden bleiben und während des gesamten Prozesses als gemeinsame Referenz dienen.

So lässt sich das in Qualex organisieren

In Qualex beginnt die Arbeit mit einem eigenen Bereich für die jeweilige Stelle. Dort können Rolle und Anforderungen definiert werden, bevor die Lebensläufe hochgeladen werden.

Dadurch bleiben die Vereinbarungen über das gesuchte Profil nicht getrennt in Meeting-Notizen, sondern werden Teil der tatsächlichen CV-Prüfung.

Während der Analyse lässt sich erkennen, welche Anforderungen durch Informationen im Lebenslauf gestützt werden, wo mögliche Lücken bestehen und welche Punkte zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen.

Nach der ersten Prüfung kann die Arbeit je nach Tarif mit gespeicherten Kandidatenkarten, privaten Notizen und Status fortgesetzt werden.

Wenn Sie gerade erst mit Qualex starten, lesen Sie unseren Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur ersten Lebenslaufprüfung.

Kurze Checkliste vor Beginn der Suche

Bevor Sie den ersten Lebenslauf öffnen, prüfen Sie, ob Sie diese Fragen klar beantworten können:

• Warum braucht das Unternehmen diese Person?
• Welches Ergebnis wird von ihr erwartet?
• Welche Anforderungen sind wirklich zwingend?
• Welche sind nur wünschenswert?
• Was kann nach der Einstellung gelernt werden?
• Was lässt sich anhand des Lebenslaufs prüfen?
• Was muss später geklärt werden?
• Welche fehlende Information sollte nicht automatisch zur Absage führen?
• Wie sollte eine gute Kandidatenauswahl aussehen?
• Welche Auswahlstufen gibt es?
• Wer gibt Feedback und innerhalb welcher Frist?
• Wo werden diese Vereinbarungen gespeichert?

Wenn die meisten Antworten klar sind, beginnt der Recruiter die Suche mit einem konkreten Plan und nicht mit einer vagen Stellenbeschreibung.

Zusammenfassung

Eine gute Kandidatensuche beginnt nicht mit dem ersten Lebenslauf.

Sie beginnt in dem Moment, in dem Recruiter und Hiring Manager dasselbe Verständnis davon haben, warum die Rolle existiert, wen sie suchen und nach welchen Kriterien Personen bewertet werden.

Je mehr Fragen vor Beginn geklärt sind, desto seltener müssen Regeln für einzelne Kandidaten verändert, Lebensläufe erneut geprüft oder ursprüngliche Erwartungen nachträglich geklärt werden.

Ein Intake Meeting muss nicht lang sein. Danach sollte der Recruiter aber drei Dinge haben: ein klares Verständnis der Rolle, klare Bewertungskriterien und einen abgestimmten Hiring-Prozess.