Co rekruter powinien ustalić z hiring managerem przed rozpoczęciem poszukiwania kandydatów

Wiele problemów rekrutacyjnych zaczyna się jeszcze zanim rekruter otworzy pierwsze CV.

Hiring manager może powiedzieć: „Potrzebujemy mocnego Sales Managera z doświadczeniem B2B”. Na pierwszy rzut oka zadanie wydaje się jasne. Po pierwszych dwudziestu CV pojawiają się jednak pytania: czy kandydat musi mieć doświadczenie z dużymi klientami korporacyjnymi? Czy potrzebne jest doświadczenie w zarządzaniu zespołem? Jak ważna jest konkretna branża? Czy można rozważyć kandydata, jeśli jego poziom angielskiego nie jest podany w CV?

Jeśli odpowiedzi na takie pytania pojawiają się dopiero podczas oceny kandydatów, kryteria zaczynają w praktyce zmieniać się w trakcie procesu.

Dlatego przed rozpoczęciem poszukiwań warto przeprowadzić krótkie spotkanie rekrutera z hiring managerem. Takie spotkanie często określa się jako hiring manager intake meeting.

Jego celem nie jest ponowne czytanie opisu stanowiska. Po spotkaniu rekruter powinien dokładnie wiedzieć, kogo szuka zespół, co naprawdę ma znaczenie i według jakich kryteriów kandydaci będą oceniani.

1. Zacznij od powodu zatrudnienia, a nie od listy wymagań

Pytanie „Jakich umiejętności potrzebuje kandydat?” nie zawsze powinno być pierwsze.

Najpierw warto zrozumieć, dlaczego firma w ogóle potrzebuje tej osoby.

Na przykład:

Zbyt ogólnie: „Potrzebujemy Sales Managera z co najmniej pięcioletnim doświadczeniem”.

Znacznie bardziej użytecznie:

„W ciągu pierwszych sześciu miesięcy ta osoba powinna samodzielnie rozwinąć współpracę z dużymi klientami i prowadzić własny portfel”.

W drugim przypadku znacznie łatwiej zrozumieć, jakie doświadczenie rzeczywiście jest ważne.

Na początku warto ustalić:

• dlaczego stanowisko zostało otwarte;
• czy jest to nowa rola, czy zastępstwo;
• jaki problem ma rozwiązać nowa osoba;
• jakich rezultatów oczekuje się po trzech, sześciu lub dwunastu miesiącach;
• z kim będzie współpracować i komu raportować.

Dzięki temu rekruter szuka nie tylko zestawu umiejętności, ale konkretnej osoby do konkretnego zadania.

2. Oddziel wymagania obowiązkowe od preferowanych

Jednym z typowych problemów jest to, że prawie każdy punkt zaczyna być traktowany jako „obowiązkowy”.

Pięć lat doświadczenia. Konkretna branża. Określone narzędzie. Zarządzanie zespołem. Angielski C1. Doświadczenie z dużymi klientami.

W efekcie rekruter przestaje szukać osoby, która dobrze wykona pracę, a zaczyna szukać kogoś, kto zaznaczy wszystkie pola na liście.

Lepiej podzielić kryteria na trzy grupy:

Obowiązkowe. Bez tego kandydatowi trudno będzie wykonywać główne zadania stanowiska.

Preferowane. To przewaga, ale brak takiego doświadczenia nie powinien automatycznie oznaczać odrzucenia.

Możliwe do nauczenia. Coś, czego kandydat może realnie nauczyć się już po zatrudnieniu.

Przykładowo doświadczenie w sprzedaży złożonego produktu B2B może być kluczowe, natomiast znajomość konkretnego wewnętrznego systemu firmy można zdobyć później.

Taki podział pomaga nie odrzucać mocnych kandydatów tylko dlatego, że nie odpowiadają idealnemu profilowi w 100%.

3. Ustal, co naprawdę można sprawdzić na podstawie CV

Nie każde wymaganie można sensownie ocenić podczas pierwszego przeglądu życiorysu.

CV często pokazuje doświadczenie w danej branży, technologie, długość doświadczenia, rodzaje projektów, poprzednie stanowiska i zakres obowiązków.

Znacznie trudniej ocenić na podstawie samego CV jakość komunikacji, motywację, zdolność pracy z trudnymi klientami czy styl zarządzania zespołem.

Dlatego przed rozpoczęciem oceny warto ustalić co oceniamy na podstawie CV, a co sprawdzamy dopiero podczas rozmowy lub rozmowy kwalifikacyjnej.

Pozwala to uniknąć próby wydania ostatecznej oceny człowieka na podstawie dokumentu, który po prostu nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji.

Więcej na ten temat znajdziesz w naszym praktycznym przewodniku po procesie screeningu CV.

4. Ustal, co oznacza „informacji nie znaleziono”

Załóżmy, że jednym z wymagań jest:

Doświadczenie we współpracy z dużymi klientami korporacyjnymi.

Kandydat ma dobre doświadczenie sprzedażowe, ale w CV nie podano wielkości klientów.

Co to oznacza?

Opcja 1: kandydat nie spełnia wymagania.

Opcja 2: informacji jest za mało i trzeba to wyjaśnić później.

To zupełnie różne decyzje.

Brak informacji w CV nie zawsze oznacza brak samego doświadczenia. Czasem oznacza po prostu pytanie na kolejny etap.

Rekruter i hiring manager powinni więc wcześniej ustalić, które braki są rzeczywistym powodem do odrzucenia, a które wymagają jedynie doprecyzowania.

5. Określ, jak powinna wyglądać dobra lista kandydatów

„Wyślij mi kilku dobrych kandydatów” brzmi prosto, ale prawie niczego nie precyzuje.

Lepiej wcześniej ustalić:

• ilu kandydatów hiring manager chce zobaczyć w pierwszej rundzie;
• czy warto pokazywać osoby, które nie spełniają wszystkich wymagań;
• czy uwzględniać mocne alternatywne profile;
• jakie informacje powinny być przekazywane razem z CV;
• jakie wątpliwości lub pytania rekruter powinien wyraźnie zaznaczyć.

Dobra krótka lista nie musi oznaczać pięciu „idealnych” CV. Czasem bardziej wartościowe jest pokazanie kilku mocnych, ale różnych profili i wyjaśnienie, dlaczego każdy z nich może być interesujący dla danej roli.

6. Ustal etapy rekrutacji, zanim pojawią się kandydaci

Kolejnym źródłem opóźnień jest projektowanie procesu już w jego trakcie.

Kandydat przechodzi pierwszą rozmowę i dopiero potem zespół ustala, kto powinien spotkać się z nim dalej.

Dlatego przed rozpoczęciem warto określić:

• jakie będą etapy rekrutacji;
• kto uczestniczy w każdym z nich;
• co jest oceniane podczas każdej rozmowy;
• czy będzie zadanie lub case study;
• kto podejmuje ostateczną decyzję;
• kto udziela informacji zwrotnej i w jakim terminie.

Ostatni punkt jest szczególnie ważny. Jeśli rekruter znajduje mocnego kandydata w jeden dzień, ale hiring manager odpowiada po tygodniu, szybkie wyszukiwanie nie oznacza szybkiego zatrudnienia.

7. Nie zostawiaj ustaleń wyłącznie w pamięci lub na czacie

Nawet dobre spotkanie początkowe niewiele pomoże, jeśli po dwóch tygodniach nikt nie pamięta dokładnie, co zostało ustalone.

Kryteria stanowiska powinny pozostawać dostępne przez cały proces.

W przeciwnym razie jakieś doświadczenie może początkowo być preferowane, po kilku kandydatach nagle stać się obowiązkowe, a tydzień później znów okazać się opcjonalne.

W rezultacie różnych kandydatów ocenia się według różnych zasad.

Dlatego najlepiej przechowywać kryteria razem z ofertą i wykorzystywać je jako wspólny punkt odniesienia przez cały proces rekrutacyjny.

Jak można to zorganizować w Qualex

W Qualex praca zaczyna się od osobnego miejsca dla każdej oferty pracy. Można tam opisać rolę i zdefiniować wymagania wobec kandydatów, a dopiero potem przesyłać CV.

Dzięki temu ustalenia dotyczące poszukiwanego profilu nie pozostają osobno w notatkach ze spotkania, lecz stają się częścią samego procesu przeglądu.

Podczas analizy można zobaczyć, które wymagania są potwierdzone przez informacje z CV, gdzie istnieją możliwe braki i które elementy wymagają dodatkowej uwagi.

Po pierwszym przeglądzie, w zależności od planu, można kontynuować pracę z zapisanymi kartami kandydatów, prywatnymi notatkami i statusami.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Qualex, zobacz nasz przewodnik krok po kroku po pierwszym przeglądzie CV.

Krótka lista przed rozpoczęciem poszukiwań

Przed otwarciem pierwszego CV sprawdź, czy potrafisz jasno odpowiedzieć na następujące pytania:

• Dlaczego firma potrzebuje tej osoby?
• Jakiego rezultatu od niej oczekuje?
• Które wymagania są rzeczywiście obowiązkowe?
• Które są tylko preferowane?
• Czego można nauczyć się po zatrudnieniu?
• Co można sprawdzić na podstawie CV?
• Co trzeba będzie wyjaśnić później?
• Jaka brakująca informacja nie powinna automatycznie oznaczać odrzucenia?
• Jak powinna wyglądać dobra lista kandydatów?
• Jakie będą etapy rekrutacji?
• Kto udziela informacji zwrotnej i w jakim terminie?
• Gdzie zostaną zapisane wszystkie ustalenia?

Jeśli większość odpowiedzi jest jasna, rekruter zaczyna poszukiwania z konkretnym planem, a nie z ogólnym opisem stanowiska.

Podsumowanie

Dobre poszukiwanie kandydatów nie zaczyna się od pierwszego CV.

Zaczyna się wtedy, gdy rekruter i hiring manager tak samo rozumieją, po co istnieje stanowisko, kogo szukają i według jakich kryteriów będą oceniać ludzi.

Im więcej takich kwestii zostanie ustalonych przed rozpoczęciem poszukiwań, tym rzadziej trzeba później zmieniać zasady pod konkretnych kandydatów, ponownie przeglądać CV lub wyjaśniać pierwotne oczekiwania.

Spotkanie wstępne nie musi być długie. Powinno jednak zostawić rekruterowi trzy rzeczy: jasne zrozumienie roli, jasne kryteria oraz uzgodniony proces rekrutacji.