Ce que le recruteur doit clarifier avec le manager avant de chercher des candidats

De nombreux problèmes de recrutement commencent avant même que le recruteur n’ouvre le premier CV.

Un manager peut dire : « Nous avons besoin d’un bon Sales Manager avec une expérience B2B. » À première vue, la demande semble claire. Mais après les vingt premiers CV, les questions apparaissent : faut-il absolument avoir travaillé avec de grands comptes ? Une expérience de management est-elle indispensable ? Le secteur est-il vraiment important ? Peut-on considérer un candidat si son niveau d’anglais n’est pas indiqué ?

Si ces réponses sont définies seulement pendant l’examen des candidatures, les critères de recherche commencent en réalité à évoluer en cours de processus.

C’est pourquoi il est utile d’organiser une courte réunion entre le recruteur et le manager avant le lancement de la recherche. Dans les équipes internationales, on parle souvent de hiring manager intake meeting.

L’objectif n’est pas de relire une nouvelle fois la fiche de poste. À la fin de la réunion, le recruteur doit savoir clairement qui l’équipe recherche, ce qui compte réellement et selon quels critères les candidats seront évalués.

1. Commencez par la raison du recrutement, pas par la liste des exigences

« Quelles compétences doit avoir le candidat ? » ne devrait pas toujours être la première question.

Il faut d’abord comprendre pourquoi l’entreprise a besoin de cette personne.

Par exemple :

Trop vague : « Nous recherchons un Sales Manager avec au moins cinq ans d’expérience. »

Beaucoup plus utile :

« Dans les six premiers mois, cette personne devra être capable de développer de manière autonome des relations avec de grands comptes et de gérer son propre portefeuille. »

Dans le deuxième cas, il devient beaucoup plus facile de comprendre quelle expérience compte réellement.

Au départ, il faut clarifier :

• pourquoi le poste est ouvert ;
• s’il s’agit d’une création de poste ou d’un remplacement ;
• quel problème la nouvelle personne doit résoudre ;
• quels résultats sont attendus après trois, six ou douze mois ;
• avec qui elle travaillera et à qui elle rendra compte.

Le recruteur recherche ainsi une personne capable de répondre à un besoin précis, et non simplement une liste de compétences.

2. Séparez les exigences indispensables des critères souhaitables

Un problème fréquent est que presque chaque exigence finit par devenir « obligatoire ».

Cinq années d’expérience. Un secteur précis. Un outil particulier. De l’expérience en management. Un niveau C1 en anglais. Une expérience avec de grands comptes.

À la fin, le recruteur ne cherche plus quelqu’un capable de réussir dans le poste, mais une personne qui coche toutes les cases.

Il est plus utile de distinguer trois catégories :

Indispensable. Sans cela, le candidat aura du mal à assurer les principales responsabilités du poste.

Souhaitable. C’est un avantage, mais son absence ne doit pas entraîner automatiquement un rejet.

Peut être appris. Quelque chose que la personne peut raisonnablement acquérir après son arrivée.

Par exemple, l’expérience de vente d’un produit B2B complexe peut être essentielle, alors que la maîtrise d’un outil interne spécifique peut s’apprendre.

Cette distinction permet de ne pas écarter de bons candidats simplement parce qu’ils ne correspondent pas à 100 % au profil idéal.

3. Déterminez ce qui peut réellement être vérifié dans un CV

Toutes les exigences ne peuvent pas être évaluées correctement lors du premier examen d’un CV.

Un CV permet souvent de voir l’expérience dans un secteur, l’utilisation de certaines technologies, la durée de l’expérience, les types de projets, les postes précédents et les responsabilités.

En revanche, il est beaucoup plus difficile d’évaluer uniquement à partir d’un CV la qualité de la communication, la motivation, la capacité à gérer des clients difficiles ou le style de management.

Avant de commencer l’examen des candidatures, il est donc utile de décider ce qui sera évalué à partir du CV et ce qui devra être vérifié plus tard lors d’un échange ou d’un entretien.

Cela évite de tirer une conclusion définitive sur une personne à partir d’un document qui ne contient tout simplement pas toutes les informations nécessaires.

Nous expliquons ce processus plus en détail dans notre guide pratique sur le processus de présélection des CV.

4. Mettez-vous d’accord sur ce que signifie « information non trouvée »

Imaginons qu’une exigence soit :

Expérience avec de grands comptes.

Le candidat possède une solide expérience commerciale, mais la taille de ses clients n’est pas précisée dans son CV.

Qu’est-ce que cela signifie ?

Option 1 : le candidat ne répond pas à l’exigence.

Option 2 : les informations sont insuffisantes et il faut poser la question plus tard.

Ce sont deux décisions très différentes.

Une information absente du CV ne signifie pas toujours que l’expérience correspondante n’existe pas. Parfois, il s’agit simplement d’un point à clarifier à l’étape suivante.

Le recruteur et le manager devraient donc définir à l’avance quelles lacunes justifient réellement un rejet et lesquelles nécessitent simplement une vérification.

5. Définissez à quoi ressemble une bonne sélection de candidats

« Envoie-moi quelques bons candidats » semble simple, mais cela ne précise presque rien.

Mieux vaut convenir à l’avance :

• du nombre de candidats que le manager souhaite voir au premier tour ;
• de la possibilité de présenter des profils qui ne répondent pas à toutes les exigences ;
• de l’intérêt d’inclure des profils alternatifs solides ;
• des informations à transmettre avec chaque CV ;
• des doutes ou questions que le recruteur doit mettre en évidence.

Une bonne sélection ne correspond pas nécessairement à cinq CV « parfaits ». Il peut être plus utile de présenter plusieurs profils solides mais différents et d’expliquer l’intérêt de chacun pour le poste.

6. Définissez les étapes du recrutement avant l’arrivée des candidats

Une autre source de retard est de construire le processus alors qu’il a déjà commencé.

Le candidat termine un premier échange, puis seulement à ce moment-là l’équipe décide qui doit le rencontrer ensuite.

Avant le lancement, il est donc préférable de définir :

• les différentes étapes ;
• les personnes impliquées dans chacune d’elles ;
• ce qui est évalué lors de chaque entretien ;
• la présence éventuelle d’un exercice ou d’un cas pratique ;
• la personne qui prend la décision finale ;
• qui fournit le retour et dans quel délai.

Le dernier point est particulièrement important. Si un recruteur identifie un excellent candidat en une journée mais que le manager met une semaine à répondre, une recherche rapide ne rend pas le recrutement rapide.

7. Ne laissez pas les accords uniquement dans la mémoire ou dans une conversation

Même une excellente réunion de départ devient peu utile si, deux semaines plus tard, personne ne se souvient précisément de ce qui avait été décidé.

Les critères du poste doivent rester accessibles pendant toute la recherche.

Sinon, une expérience peut être considérée comme souhaitable au départ, devenir soudain obligatoire après quelques candidats, puis redevenir facultative une semaine plus tard.

Les candidats finissent alors par être évalués selon des règles différentes.

Il est donc préférable de conserver les critères avec le poste et de les utiliser comme référence commune tout au long du processus.

Comment organiser cela dans Qualex

Dans Qualex, le travail commence par un espace dédié à chaque poste. Il est possible d’y définir le rôle et les exigences du candidat avant d’importer les CV.

Les accords sur le profil recherché ne restent donc pas séparés dans les notes de réunion : ils deviennent directement une partie de l’examen des CV.

Pendant l’analyse, vous pouvez voir quelles exigences sont appuyées par les informations du CV, où se trouvent d’éventuelles lacunes et quels points nécessitent une attention supplémentaire.

Après le premier examen, selon la formule choisie, le travail peut se poursuivre à l’aide de fiches enregistrées, de notes privées et de statuts.

Si vous débutez avec Qualex, consultez notre guide étape par étape pour votre premier examen de CV.

Liste rapide avant de commencer la recherche

Avant d’ouvrir le premier CV, vérifiez si vous pouvez répondre clairement aux questions suivantes :

• Pourquoi l’entreprise a-t-elle besoin de cette personne ?
• Quel résultat attend-on d’elle ?
• Quelles exigences sont réellement indispensables ?
• Lesquelles sont seulement souhaitables ?
• Que peut-on apprendre après l’embauche ?
• Que peut-on vérifier dans le CV ?
• Que faudra-t-il clarifier plus tard ?
• Quelle information manquante ne devrait pas entraîner automatiquement un rejet ?
• À quoi doit ressembler une bonne sélection de candidats ?
• Quelles seront les étapes du recrutement ?
• Qui fournit le retour et dans quel délai ?
• Où tous ces accords seront-ils conservés ?

Si la plupart des réponses sont claires, le recruteur commence sa recherche avec un plan concret plutôt qu’avec une fiche de poste vague.

En résumé

Une bonne recherche de candidats ne commence pas avec le premier CV.

Elle commence lorsque le recruteur et le manager partagent la même compréhension de la raison d’être du poste, du profil recherché et des critères d’évaluation.

Plus ces questions sont réglées avant le début de la recherche, moins il est nécessaire de modifier les règles selon les candidats, de relire des CV ou de revenir sur ce que le manager voulait réellement dire.

La réunion de départ n’a pas besoin d’être longue. Mais elle doit laisser au recruteur trois choses : une compréhension claire du poste, des critères précis et un processus de recrutement convenu.